Bu kısım, herhangi bir türden ücret veya fon toplayan tüm kulüpler için zorunlu olan kuralları özetler  - toplanan paranın kaynağı ve toplama sıklığı fark etmeksizin. Bu kurallar kendi şirketlerinin finansman politikalarını izlemesi gereken  kurumsal kulüpler için geçerli değildir.

Tanımlar

"Kulüp sitesi"  kulübün çevrimiçi varlığı olarak tanımlanmıştır ve bir web sitesi, sosyal medya sayfası, bir forum vb. olabilir.

"Üyelerin onayı" oylama prosedürlerini kasteder ve bunlar Kulüp Demokrasisi kısmında özetlenmiştir. Oylanması gereken tüm harcama teklifleri şunları barındırmalıdır::

• Operasyonun eksiksiz amacı
• İzin verilen minimum ve maksimum miktarlar
• Onay tarihinden itibaren icra için minimum ve maksimum aralıklar. Maksimum süre bir yılı geçemez.

"İşletme maliyetleri"  kulübün düzenli çalışması için kaçınılmaz olan maliyettir ve şunları kapsar:

• Toplantı süresince yer kiralama masrafı.
• Toplantı süresince kullanılan ekipmanın kirası: bilgisayarlar, mikrofonlar, projektörler vb.
• Mevcut ekipmanın bakım ve tamir masrafları.
• Kurulum ve toplantı sonrası masrafları (hazırlık, temizlik vb.)
• Ofis ve sarf malzemeleri (kâğıt, kalem, fotokopi, değerlendirme formlarını basmak için yazıcı mürekkebi ya da toneri vb.)
• Kırtasiye masrafı (kartvizit, rozet, hoş geldin paketi, raptiye, pankart vb.)
• Banka havale ücreti, hesap işletim ücreti, vergi vb. gibi finansal maliyetler.
• Bir kulübün yerel yasal zorunluluklarından doğan masraflar (sigortalar, yasal kayıt yaptırma, yasal muhasebe hizmetleri vb.)

İşletme maliyeti olmayan maliyetlere örnekler:

• Kalıcı olarak ekipman satın alma
• Özel etkinlik, parti veya atölye çalışması düzenleme masrafları.
• Paralı konuşmacı ya da eğitmen davet etme maliyeti.
• Kulüpten bir yarışma galibini uzaktaki bir yarışmaya gönderme desteği.

"Agora'yla ilişkili etkinlikler" bir ya da birden çok Agora kulübü tarafından düzenlenen ya da eş sponsorluğu yapılan, Agora'nın tüm Temel İlkeleri'yle uyumlu olan (özellikle Tarafsızlık) ve Agora'nın misyonunu ya da hedeflerini ilerletme amacı taşıyan etkinliklerdir. Bu tür etkinliklere birtakım örnekler:

• Topluluk Önünde Konuşma, Münazara ve diğer benzer içerikler
• Farklı düzeylerde Agora Kongreleri
• Agora kulüplerinin tanıtımı için açık kapı etkinlikleri
• Aday kulüpler için tanıtım toplantıları.
• Atölyeler, seminerler, eğitim oturumları vb.
• Geçerli Kulüp toplum projeleri.
• Kulübün varlığının pazarlama ve üyelik büyütme amaçları için uygun olduğu fuarlara, gösterilere ya da benzer üçüncü parti etkinliklere katılım.

Kulüp katılımına izin verilmeyecek etkinlik türleri için lütfen Tarafsızlık İlkesi'ni inceleyin.

"Resmi Agora etkinlikleri" Agora Speakers International Vakfı tarafından oluşturulmuş ya da tanımlanmış olan evrensel uygulanabilirliğe sahip etkinliklerdir. Şu anda bu türden iki etkinlik bulunmaktadır:

• Resmi kurallara uyan tüm yarışmalar.
• Her coğrafi düzeydeki Agora Kongreleri.

Finansman Kuralları

Finansal Özgürlük

FF01. Kulüpler uygun gördükleri ücreti, uygun gördükleri sıklıkla talep etme kararı alabilir ve şu kuralların tümüne uyulduğu sürece herhangi bir üçüncü partiden fon alabilirler.

FF02. Üyelerden toplanan kulüp ücretlerinin miktarı ve sıklığı tüm kulüp sitelerinde umuma açık olmalıdır. Bu bilgiye erişmek için herhangi bir form doldurmak ya da kişisel bilgi vermek gerekmemelidir.

FF03. Üyelerden toplanan kulüp ücretleri ayrımcı olamaz: Tüm üyeler aynı ücretleri ödeelidir. İzin verilen istisnalar şunlardır:

• Özel azınlık ya da düşük gelir topluluklarına ait kişilere indirim ya da ücretsiz üyelik uygulanabilir. Örneğin öğrenciler, emekliler, işsizler, etnik azınlıklar, mülteciler vb. Bu durumları inceleme ve eğer bir kulübün bu tanımı suiistimal ederek bir ayrımcı üyelik ücretine dönüştürdüğünü hissedersek üyelerin çıkarılmasını talep etme hakkımızı saklı tutuyoruz (örneğin bir kulüp 'beyaz erkekleri' bir 'azınlık topluluğu' olarak tanımlarsa)
   
• Ülkenin resmi dilinden başka bir dil kullanan kulüplerde (örneğin Türkiye'deki bir İngilizce Konuşma Kulübünde) o dili anadili olarak konuşanlara indirim ya da ücretsiz üyelik tanınabilir.
   
• Topluluk önünde konuşma ve liderlik alanından profesyonellere kulüp toplantılarında rutin olarak değerlendirme, atölye çalışması ya da danışmanlık yapması karşılığında indirim tanınabilir ya da ücretsiz üyelik verilebilir.

FF04. Normal oturumlar sırasında kulübü ziyaret eden misafirlerden ya da diğer Agora üyelerinden ücret alınmaz. Düzenli olmayan oturumlarda, örneğin özel etkinliklerde; konuklarla, konuşmacılarla buluşma toplantılarında, atölyelerde vb. daha önceden anons edilen bir defalık bir ücret alınabilir. Bir defalık bü ücret düzenli olmayan oturumla aynı anda ilan edilmelidir.

FF05.Kulüpler; anonim bağış ya da ideolojisi ve eylemleri Agora Speakers International'ın idealleriyle, ilkeleriyle, misyonuyla ve hedefleriyle çelişen üçüncü parti kişilerden bağış kabul edemez.

Fonların Geçerli Kullanımı

VU01. Kulüp fonları hiçbir üyenin kişisel kârı ya da çıkarı için kullanılamaz. Fonların kullanımı daima kâr amacı gütmeyen kuruluşlar için belirlenmiş yasal yerel düzenlemelere uymak zorundadır. Yerel yasal düzenlemelerle bu kurallar arasında uyuşmazlık olduğunda kuralların, en kısıtlayıcı olanı kabul görecektir

VU02. Kulübün satın aldığı tüm mallar ve hizmetler kulübün faaliyetleri ya da yarışmalar, kongreler gibi Agora'yla ilişkili etkinlikler için kullanılmalıdır. Kulüpler, kulüp fonlarını, tek amacı kulübün fonlarını artırmak olan operasyonlar için kullanamazlar. Kulüpler özellikle de hiçbir türden yatırım etkinliğinde bulunamaz, bunların ticareti umuma açık olarak yapılsın ya da yapılmasın, tahvil, mal, döviz, vadeli işlem, opiyonlu sözleşme ve gayrimenkul satın alamazlar.

VU03. Kulüplerin satın aldığı her şey sadece kulüp üyeleri, Agora ülke temsilcileri, kulübün toplantı konukları ya da Agora'nın misyonu ve amacıyla uyumlu diğer Agora'yla ilişkili etkinlikler için kullanılmalıdır. Satın alınmış kaynakların bu şekilde kullanımından ücret talep edilemez.

VU04. Bir kulüp dağıldığında geriye kalan tüm fonlar üyelerin basit çoğunlukla onayladığı, yasal olarak tanınan bir hayır kurumuna bağışlanmalıdır. Anlaşmaya varılamazsa fonlar Agora Speakers International'a bağışlanacaktır.

VU05. Kulüpler kimseyi işe alamaz.

VU06. Kulüpler hiçbir türden yatırım enstrümanına sahip olamaz ve borca giremez.

VU07. Kulübün kullandığı bütün hesaplar kulübün kayıtlı olduğu bölgede yerel olarak faaliyet gösteren, yetkili bankalarda ve ülkenin resmi para birimlerinden biriyle tutulmalıdır
 

Kullanım Gözetimi

OV01. Fon ya da ücret toplayan kulüplerin Başkanharicinde mutlaka bir Sayman memuru bulunmalıdır.

OV02. Kulüp, finansmanla ilgili tüm bilgiyi tüm kulüp sitelerinde detaylı ve güncel biçimde duyurmalı, yılda bir kez de Vakıf'a detaylı bir rapor vermelidir. Bu bilgi, dünyanın her yanındaki tüm Agora üyelerine açık olmalıdır. Bu maddi bilgiler geliri ve gideri içeren bir Excel dosyası kadar basit ya da tam bir muhasebe raporu kadar karmaşık olabilir ama hangisi olursa olsun, özellikle de üyelik ücretlerinin nasıl kullanıldığı tümüyle açık ve anlaşılır olmalıdır. Kulüp harcamaları yalnızca topluca değil, toplanmamış, detaylı bir formatta da bulunmalıdır. Detaylı formatta her bir işlem için en azından şu bilgiler bulunmalıdır:

• Tarih,
• Alınan ya da harcanan miktar,
• Kaynak (ücretler veya bağışlar için) ya da tedarikçi (mal ya da hizmet satın alımı için).
• İşlemin amacı ya da sebebi. (Mal ya da hizmet satın alımı için, satın alınan ürünün ya da hizmetin detayları)

OV03. Kulüpler 2 yıllık işletme bedelini aşacak miktarda fon biriktiremezler. Bunun istisnası çoğunluk kararıyla izin alınması ve bu paranın yalnızca spesifik ve bütçelenmiş amaçlarda kullanılmasıdır. Söz konusu izin her yıl yenilenmelidir. 

OV04. Kulüp fonlarının 1/3'ünden fazlasının (Mali Yıl başlangıcında mevcut fonlar dikkate alınarak) işletme giderleri dışında kullanımı, bu 1/3 miktarına ister tek bir işlemle ister yavaş yavaş erişilmiş olsun üyelerin onayını gerektirecektir. Daha da önemlisi, Mali Yıl başlangıcından bu yana işletme gideri olmayan miktara eklendiğinde kulübün ilk fonlarının 1/3'ünü aşan işlemler, daha önce onaylanmış bir bütçenin parçası olmadıkça ve işlem bedeli belirlenen aralıkta olmadıkça öncelikle üyeler tarafından onaylanmalıdır.

Bazı örnekler:

• Bir kulüp Mali Yıla 1000 dolarla başlıyor (1/3'ü = 333 dolar). Başkan, 400 dolara bir projeksiyon cihazı satın almak istiyor.  400 > 333, o yüzden bu satın almayı üyelerin onaylaması gerekir. Onaydan sonra başkan bir de 15 dolarlık mikrofon satın almak istiyor.  Satın almaların kümülatif bedeli 400+15 dolar > 333 dolar olduğundan, bu işlem de onaylanmalıdır. Hatta kurala göre tüm kulüp fonlarının 1/3'ü harcandıktan sonra yapılan ve işletme gideri olmayan tüm harcamaların onaylanması gerekir.
   
• Bir kulüp Mali Yıla 1000 dolarla başlıyor (1/3'ü 333 dolar). Başkan her biri 30 dolardan 10 adet mikrofon alıyor (kümülatif maliyet: 300 dolar).  Bir süre sonra bir kürsü satın almak istiyor. Kürsünün ve önceki satın almaların toplam bedeli 350 doları bulacağı ve bu da 1/3 kuralını aşacağı için satın almanın üyelerce onaylanması gerekecektir.
   
• Bir kulüp Mali Yıla 1000 dolarla başlıyor (1/3'ü 333 dolar). Başkan 600 dolar bütçeyle bir yarışma düzenleme planını sunuyor ve buna onay alıyor.  Sonra 400 dolara bir projeksiyon cihazı ve tanesi 10 dolardan 10 adet mikrofon alıyor. Toplam rakam 500 dolar. Bu işlemlerin hiçbiri için onaya ihtiyaç yoktur. Ardından başkan, kulüp için 50 dolar değerinde kitap almayı istiyor. Bu işlemin onaylanması gerekir çünkü toplam kümülatif bedel artık 550 doları aşmıştır ( > $333) ve bu işlem, yarışmayla ilgili değildir.
   
• Bir kulüp Mali Yıla 1000 dolarla başlıyor (1/3'ü 333 dolar). Başkan 600 dolar bütçeyle bir yarışma düzenleme planını sunuyor ve buna onay alıyor.  Ardından 400 dolara bir projeksiyon cihazı ve tanesi 25 dolardan 10 adet mikrofon alıyor. Mikrofonları satın almak işletme gideri olmayan toplam rakamı 650 dolara -daha önce onaylanan bütçenin üstüne- çıkaracaktır, o yüzden işlemi üyelerin onaylaması gerekir.

OV05. Kulüp üyelerinin verebileceği bir harcama ya da finansman onayı en fazla bir yıl sürelidir. Yıl bitiminde, onayı sürdürmek için yeniden oylamak gerekir.

Agora'yla İlişkili Etkinliklerin Finansmanı

Agora sisteminin temel taşlarından biri, kulüpler arası resmi Agora etkinlikleridir, örneğin yarışmalar, kongreler vb. Bunun yanı sıra  birden çok kulübün ortaklaşa düzenlediği etkinlikler (dostça toplantılar, resmi olmayan yarışmalar vb.) de bulunur. Bu etkinliklerin başarıyla yürütülmesi için bir derece ileri finans çalışması gerekecektir.

AE01. Agora'yla ilişkili tüm etkinliklerin (resmi olsun ya da olmasın) birincil olarak bilet ve satışlarla, sponsorluk, hibe ve diğer yöntemlerle öz finansmanı sağlanmalıdır.

AE02. Bu tür etkinliklerin (resmi olsun ya da olmasın) brüt gelirinin %10'u Agora Speakers International Vakfı'na gidecektir

AE03. Belli bir derece ön finans gerektiren tüm Agora etkinliklerinin maliyeti, etkilenen tüm coğrafi alandaki üyeler tarafından karşılanacaktır. Bunun sınırı Kongreler gibi Uluslararası Düzeyde etkinlikler için tüm ülkedir.  Karşılık gelen bölgedeki tüm üyeler, ödemekte oldukları ücretlere ek olarak bu harcamalardan paylarına düşeni de ödeerler. Paylarına düşen bu kısım, gereken finansmanın o bölgedeki eşsiz üye sayısına bölünmesiyle bulunur ve kaç kulübe üye oldukları fark etmeksizin her üye için aynıdır.   Her kulüp bu gereken katkıyı kendi kaynaklarıyla karşılamada, üyelerinden tahsil etmekte ya da bunların bir birleşimini uygulamada özgürdür.

AE04. Etkinliğin yol açtığı gelir ya da zarar, kulüp üyelerinin sayısıyla orantılı biçimde tekrar kulüpler arasında bölüştürülecektir. Kulüpler bu parayı AE03'te ödemiş oldukları rakamı aşmayacak biçimde iade edebilir. Kârı geri dağıtıp dağıtmama kararı her kulübün Yürütme Komitesi'nin kararına bırakılmıştır. Kaynakların üyelere iade edilmeyen kısmı, kulübün fonlarına eklenecektir.

AE05. Etkinlik organizatörleri, etkinlik organizasyonuyla ilgili tüm muhasebe işlemlerini gerçekleştiği anda OV02'de belirtilen detay seviyesiyle Agora Speakers International Merkezi'ne bildirecek ve merkezin sağladığı muhasebe araçlarını kullanacaktır.

Kongre Katılımcısı Sponsorluğu

CP01. Sadece şehir düzeyinin üstündeki resmi Agora etkinliklerinin katılımcıları sponsorluktan yararlanabilir.

CP02. Belirli bir coğrafi bölgedeki kulüpler (ülke düzeyi ve aşağısı) şu kongre katılımcılarının masraflarına sponsorluk yapabilir.

• Yarışmacılar.
• Kulübün İcra Kurulu tarafından onaylanmış, seçme hakkına sahip, yarışmacı olmayan bir kulüp temsilcisi.
• Uygun bir etkinlikte atölye, eğiti moturumu ve seminer yöneten kişiler.
  
  Kulüpler katılımların hepsine değil de sadece bir türüne sponsor olmaya karar verebilir.

CP03. Sponsorluk kararı kulüp Başkanları'nın mutlak çoğunluğuyla kararlaştırılmalı ve oylama şu şekilde gerçekleşmelidir:

• Yarışmacılar için: Yarışmanın ilk turundan önce (kulüp düzeyi)
• Diğer katılımcılar için - etkinlik tarihinin açıklanmasının üstünden bir ay geçmeden.

CP04. Yerel yasalar tarafından yasaklanmadığı sürece aşağıdakiler, kulüp fonlarının geçerli kullanım alanlarını oluşturur:

• En hesaplı taşıma araçlarında ekonomi sınıfı gidiş geliş yolculuk masrafları.
• Etkinlik türü için en kapsamlı biletin bedeli.
• Etkinlik süresi artı 2 gece için konaklama masrafları  (bir gün önceden geliş ve etkinliğin ertesi günü dönüş için)
• Yemek ve yol masrafları için  makul bir günlük harcırah

CP05. Sponsorluk ancak belli satın alma teklifleri karşılığında gerçekleşebilir. Sponsorlu ürünleri ve hizmetleri para karşılığı takas etmeye izin verilmez. Sponsor olunan tüm katılımcılar, sponsor olunan tüm nesnelerin ve hizmetlerin faturalarını saklayıp, alıdkları andan itibaren ve satın almanın üstünden iki haftayı geçmeyecek biçimde bunları elektronik olarak kendi kulüp saymanlarına yollamalıdır.

Kural Değişiklikleri

RC01. Bu kurallar zaman zaman değişebilir. Kulüpler değişimden sonraki altı ay içinde kurallara ayak uydurmuş olmalıdır.